Anvendelse af dokumentformater

Når du anvender cloud tjenester (skyer) så skal du være opmærksom på hvilke dokumentformater du kan anvende. Skyernes understøttelse af dokumentformater ikke er den samme. I dette indlæg beskrives anvendelse af dokumentformater i forbindelse med Dropbox, iCloud, OnDrive og Google Drev.

Der er ingen begrænsninger på hvilke filer, der kan gemmes i skyerne. Office programmer (tekst, regneark og præsentationer) gemmer dokumenter i forskellige dokumentformater. Hvis du vil redigere dokumenterne online, så begrænser skyerne dine muligheder.

I dette indlæg behandles:

  • Microsoft Word, Excel og PowerPoint
  • Google Docs, Sheet og Slide
  • Apple Pages, Numbers, Keynote
  • OpenOffice/LibreOffice Writer, Calc, Impress.

LibreOffice kan redigere og gemme i Microsoft formaterne. OpenOffice kan ikke gemme i Microsoft formaterne.

Når der i dette indlæg er anført dokumenter så er det gældende for tekstdokumenter, regneark og præsentationer.

OpenOffice dokumenter kan redigeres med Microsoft Office, men der kan på grund af de forskellige dokumentformater være udfordringer med formateringen herunder eksempelvis indsatte billeder og tabeller o.lign.

Dokumenter i Google formaterne kan kun redigeres med Googles Apps.

Dokumenter i Apple formaterne kan kun vises og redigeres med Apple Apps eller på icloud.com.

Hvor der er anført OpenOffice, er det også gældende for LibreOffice.

> Læs indlægget om billeder i skyen
> Læs indlægget om browserne og skyerne

Dropbox

Har du valgt Dropbox, så kan du ikke redigere online direkte i Dropbox. Dropbox åbner en lang række forskellige filtyper i et preview.

På din Pc kan du frit vælge tekstbehandlingsprogram og dokumentformat. Du kan opdatere alle typer filer i Dropbox mappen på din Pc med de programmer, du har installeret på din Pc.

Dropbox online via en browser

  • Hvis du også har en Microsoft konto, så kan du redigere Microsoft Office og OpenOffice dokumenter i OneDrive Online.
  • Microsoft og OpenOffice dokumenter kan fra browseren åbnes af Microsoft Office desktop udgaven, hvis den er installeret. Dokumentet gemmes automatisk i Dropbox igen.
  • Apple pages dokumentformater kan ikke åbnes, men kun downloades.
  • Google docs kan ikke åbnes men kun downloades.
  • Dropbox har en papirkurv.
  • Dropbox har versionsstyring.

På tablet eller smartphone kan du kun redigere med Microsoft Word App, der findes i en gratis version, som kun indeholder de mest enkle redigeringsmuligheder.

Deling af dokumenter

  • Du kan dele filer og mapper.
  • Link giver adgang til visning og download.
  • Delte mapper kan anvendes til at redigere fælles dokumenter Offline.
  • Deling af dokumenter og mapper kræver at alle har en Dropbox konto.
  • Dokumenter kan kommenteres online.

Dropbox har i 2016 introduceret en ny funktionalitet Dropbox Papers, som er en dokumenttype du kan redigere online. Der anvendes et dokumentformat kaldet MarkDown til formatering. Vejledninger om anvendelsen af Pages findes online under mappen Pages.

> Læs indlægget om Dropbox
> Læs om filformater, som kan vises i Dropbox online

iCloud

Har du valgt iCloud, så kan du redigere online og offline på Apple enheder med Apples officeprogrammer og kun i Apples dokumentformater.

På din Pc

  • Du kan logge på https://icloud.com
  • Microsoft, Google og OpenOffice dokumenter downloades til Pc, hvis de forsøges åbnet i browser.
  • Hvis du redigerer offline på en Pc, så kan du frit vælge tekstbehandlingsprogram (dog ikke Apples programmer og dokumentformater).
  • Du kan opdatere alle typer filer i iCloud mappen på din Pc med de programmer, du har installeret på din Pc.
  • Du kan på din Pc redigere dokumenter i Apple formaterne online på icloud.com.

På Apple enheder

  • Du kan redigere dokumenter med Apple office programmer og de kan synkroniseres til iCloud.
  • Der er ikke et egentligt filhåndteringsprogram på en iPad eller iPhone. Dokumenterne lagres som udgangspunkt i mapper i iCloud med samme navn som programmerne dvs. Pages, Numbers og Keynote.
  • Du kan videresende dokumenterne i Apple, Microsoft, PDF og ePub formaterne, som en vedhæftning til en mail.
  • Dropbox har en papirkurv.
  • Dropbox har versionsstyring.

På Android enheder

  • iCloud kan ikke anvendes på Android enheder.

Deling af dokumenter

  • Deling af dokumenter forudsætter en iPad eller iPhone med iOS version 10 og Pages version 3.0. På en Mac kræves OS Sierra og Pages 6.0.
  • Du kan dele filer og mapper
  • På en Pc kan deling foretages i en browser.
  • På en Pc åbnes et link til et delt Apple dokument i default browseren.
  • Delte Apple dokumenter kan redigeres online uden en Apple-Id.
  • Dokumenter kan kommenteres online.

> Læs indlægget om iCloud

OneDrive Online

Har du valgt OneDrive, så kan du redigere online og offline med Microsoft Office. Online udgaven har begrænset funktionalitet i forhold til desktop udgaven.

På din Pc kan du frit vælge tekstbehandlingsprogram og dokumentformat (dog ikke Apple og Google dokumentformaterne). Du kan opdatere alle typer filer i OneDrive mappen på din Pc med de programmer, du har installeret på din Pc.

OneDrive online

  • Du kan redigere dokumenter i Microsoft og OpenOffice dokumentformaterne.
  • Apple dokumenter opfattes som mapper. De kan ikke åbnes eller redigeres.
  • Google Docs, downloades til Pc i stedet for at blive åbnet.
  • OpenOffice dokumenter kan redigeres.
  • OneDrive har papirkurv.
  • OneDrive har versionsstyring.
  • Dokumenter og andre filtyper kan downloades.

På tablet eller smartphone

  • Du kan installere OneDrive, Word, Excel og PowerPoint apps og redigere m.m. som for OneDrive Online.

Deling af dokumenter

  • Du kan dele dokumenter og mapper online eller fra din Pc.
  • Dokumenter eller dokumentmapper kan deles med andre, som kan se, downloade og eventuelt redigere dokumentet. Modtageren behøver ikke have en Microsoft Konto.
  • Dokumenter kan kommenteres online.

> Læs indlægget om OneDrive

Google Apps Online

Har du valgt Google Drev, så kan du redigere dokumenter online og offline. På en Pc m.m. gemmes en genvej til onlineudgaven af dokumenterne i stedet for selve dokumenterne.

På din Pc kan du oprette og redigere alle filtyper med de installerede programmer. De synkroniseres automatisk til Google drevet i skyen.

Dokumenter i Google dokumentformat kan som udgangspunkt kun redigeres online via en browser, da der på Pc’en i stedet for dokumentet findes en genvej til dokumentet i skyen.

Google Docs dokumenter kan downloades og redigeres offline.

  • Det kræver at du anvender Google Chrome
  • Du skal installere udvidelsen Google Docs Offline.
  • På dit online Google drev vælger du Docs og i menuen vælger du at aktivere offline redigering.
  • I Dokumentvisning højreklikkes på det enkelte dokument de tre små prikker, og det markeres at dokumentet skal være tilgængelig offline.

Dokumentet findes ikke i Google Drev mappen men i Chrome browserens cache med lokale data.

Google Drev Online i alle browsere

  • Du kan online redigere i Google Docs eget format.
  • Hvis du forsøger at redigere Microsoft eller OpenOffice dokumenter så kan Google oprette en kopi i Google eget dokumentformat. Originalerne kan ikke redigeres.
  • Google Drev har papirkurv.
  • Google Drev har versionsstyring.
  • Dokumenter kan kommenteres.

Google Drev online i Chrome browseren

  • Redigering af Microsoft dokumenter kræver en google Chrome plugin Office Redigering (Office Editing for docs, sheets & slides).
  • Har du installeret Google Chrome plugin Application Launcher for Drive så kan Microsoft og OpenOffice dokumenter åbnes i Microsoft Office på din Pc.

På tablets og smartphones

  • Installer Google Drev samt Google Docs, Sheets og Slides apps.
  • Google og Microsoft dokumenter kan åbnes og redigeres.
  • OpenOffice og Apples dokumentformater kan ikke åbnes.

Deling af dokumenter

  • Filer og mapper kan deles
  • Modtager af link til delte dokumenter kan åbne, vise og downloade dokumenter
  • Modtagere med en Google konto kan tillige redigere online.
  • Flere personer kan redigere samtidig i det samme dokument.

> Læs mere om Google Drev
> Læs mere om Google Chrome udvidelser

Andre Apps

Der findes andre apps som kan anvendes til redigering af dokumenter herunder bl.a.

  • WPS Office (tidligere Kingsoft Office), som kan anvendes på Pc, Android og IOS enheder. Den gratis version kan redigere Microsoft dokumenter.
  • AndrOpenOffice, som er en Android udgave af OpenOffice for Pc.
  • Global Office Suite for LibreOffice, som er en iOS app svarende til LibreOffice for Pc.

Jeg har ikke afprøvet disse apps og deres muligheder i forbindelse med Dropbox, iCloud, OneDrive og Google Drev.

Konklusioner

  • Brug det dokumentformat, som er designet til den aktuelle sky.
  • Dropbox bruger OneDrive til online redigering af Microsoft og OpenOffice dokumenter.
  • Brug Google Chrome når du anvender Google Cloud og har behov for at redigere. Microsoft og OpenOffice dokumenter.
  • Brug kun iCloud til dokumenter, hvis du har iPad og MacBook. Deling af dokumenter. med Pc brugere er kun mulig via browser.
  • Hvis du bruger LibreOffice, så gem dokumenterne i Microsoft format.
  • Redigering af delte dokumenter kræver normalt at modtageren har en konto på den aktuelle sky.
Posted in Cloud Service.

Skriv et svar