Hvorfor fylder mine Dokumenter flere MB

Microsoft Office dokumenter og præsentationer har en tendens til at svulme op og fylde flere MB. Det er især en udfordring hvis der indsættes billeder.

Med nedennævnte kan du får mere ud af den gratis diskplads i skyerne og mindre dokumenter bliver hurtigere downloaded til smartphone og tablet.

Reducering af størrelsen af Office dokumenter

Dokumenter i de gamle Microsoft Word formater doc og ppt kan komprimeres ved at åbne dem og derefter gemme dem i de nyere docx og pptx formater. Disse formater er reelt zip- filer, som består af en række filer. De er som andre zip-filer komprimeret.

Et dokument i det nyere docx format kan ofte gøres mindre ved at åbne dokumentet, med <CTRL> + A at markere alt og kopiere indholdet ind i et nyt tomt dokument, som derefter gemmes. Et dokument på flere MB kan med denne manøvre ofte reduceres til langt under 100 KB. Dokumenterne vokser bl.a. på grund af autolagring og anvendelse af korrekturmarkering, som ikke rydder op efter sig.

Generelt om indsættelse af billeder

Billeder har en tendens til at forøge filens størrelse med langt mere end billedets størrelse.

Det kan være fristende:

  • at tage et skærmdump og indsætte det i dokumentet,
  • at trække et billede ind i dokumentet fra Stifinderen eller et andet program.

Et billede bør i stedet gemmes som en fil og indsættes i dokumentet eller præsentationen via menuen -> faneblad Indsæt -> Billede.

Billeder fra kameraer

Billeder, der er taget med digitale kameraer, smartphones og tablets er i en meget høj opløsning og fylder derfor ofte flere MB.

Word og Powerpoint konverterer automatisk billederne til en opløsning på 220 DPI (punkter pr. tomme), når et dokument udskrives. Du kan derfor med fordel vælge denne opløsning, når du gemmer dokumentet.

Du kan via Filer -> Indstillinger -> Avanceret -> Billedstørrelse og -kvalitet. Vælge en standardopløsning for dine Office programmer.

Vælg standard billedopløsning i Office programmer

Vælg standard billedopløsning i Office programmer

Når et dokument gemmes, så kan du i vinduet, hvor du vælger filnavn og placering, vælge Funktioner og herefter komprimerer billeder. Du vælger en kvalitet svarende til, hvor dokumentet skal anvendes.

Komprimering af billede i dokument der gemmes.

Komprimering af billede i dokument der gemmes.

Du kan også markere et billede og på menulinjen vælge Billedværktøjer -> Formatér og på værktøjslinjen vælge Komprimer Billeder. Du får vist samme muligheder som vist ovenfor.

Komprimer billede

Komprimer billede

Du kan i et billedbehandlingsprogram selv foretage en beskæring, en reduktion af billedets størrelse, farvedybde og filtype. Det kræver en del øvelse selv at foretage dette for at opnå et bedre resultat end det word kan foretage.

Skrifttyper

Dokumenter vokser i størrelse i takt med, at du anvender flere skrifttyper. Du bør nøjes med en enkelt skrifttype. Det giver desuden et mere roligt og profesionelt udtryk.

Du kan hvis du anvender traditionelle skrifttyper som Ariel, Courier eller Verdana undlade at gemme skrifttyperne i dokumentet. Når du gemmer dokumentet uden de indlejrede skrifttyper, så vil dokumentet kun blive vist som i Microsoft Word, hvis skrifttyperne findes på den enhed, hvor det læses. Hvis en skrifttype ikke findes på eksempelvis en tablet, så vil tabletten finde en anden skrifttype. Hvis modtageren ikke skal redigere dokumentet, så kan du med fordel gemme det i PDF format, som ofte fylder mindre end word formatet.

Indlejrede dokumenter

Indlejrede Excel regneark og andre filer fylder også forholdsvis meget, så undlad at indlejre dokumenter.

På tidligere versioner af Windows var det nødvendigt at indlejre et billede (thumnail) i dokumentet for at få en detaljevisning i Stifinder. Det er ikke nødvendigt i Windows 10 og er som default deaktiveret. På Windows 10 kan Stifinder generere dette thumnail.

Udgivet i Brugerprogrammer, Tekstbehandling.